Kısa cevap: Aynı bilgi birden fazla dosyada tutuluyorsa, birden fazla kişi aynı tabloyu güncelliyorsa, raporlar her ay elle hazırlanıyorsa ya da bir hata fark edilene kadar zarar doğuruyorsa Excel'den yazılıma geçme zamanı gelmiştir. Geçiş; mevcut tabloların incelenmesi, verinin temizlenmesi, yazılımın bu veriyle test edilmesi ve kısa bir paralel kullanım dönemiyle güvenli biçimde yapılır.
Excel ne zaman yetersiz kalır?
Excel güçlü bir araçtır ve birçok işletme için doğru başlangıçtır. Şu işaretler, işinizin tabloları aştığını gösterir:
| İşaret | Ne anlama gelir? |
|---|---|
| Aynı müşteri veya ürün birden fazla dosyada | Bilgiler birbirini tutmaz, hangisinin doğru olduğu bilinmez |
| "Son hâli" diye adlandırılmış birçok dosya | Sürüm karmaşası; yanlış dosyada çalışma riski |
| Aynı tabloyu birden fazla kişi güncelliyor | Üzerine yazma, kayıp veri, kimin neyi değiştirdiği bilinmez |
| Aylık rapor saatler sürüyor | Veri var ama sorgulanamıyor |
| Formüller tek bir kişinin bilgisine bağlı | O kişi yokken sistem durur |
| Sahadan veya telefondan veri girişi gerekiyor | Excel mobilde kullanışsız kalır |
Geçiş öncesi tablolarınızı nasıl hazırlamalısınız?
Yazılıma geçişte en değerli girdi, bugün kullandığınız tablolardır. Hangi sütunun ne anlama geldiği, hangi formülün neyi hesapladığı ve hangi raporların çıkarıldığı yazılımın temelini oluşturur. Başlamadan önce:
- Kullanılan tüm dosyaları tek yerde toplayın ve hangisinin güncel olduğunu belirleyin.
- Her dosyanın kim tarafından, ne sıklıkla güncellendiğini not edin.
- Elle hazırlanan raporların örneklerini ayırın; yazılımın ilk hedefi bunları otomatik üretmek olacaktır.
Gerçek bir örnek: Vinç kiralama firmasının tablolarından yazılıma
Vinç Sistem projesinde firma; iş emirlerini, müşteri borç-alacaklarını, personel maaşlarını ve dışarıdan kiralanan araçları ayrı Excel sayfalarında takip ediyordu. Vinç bazında kârlılık ve takvim çakışmaları görülemiyordu. Önce bu sayfalar tek tek incelendi ve her birinin karşılığı olan modül tasarlandı. Mevcut veriler içeri aktarılarak firmanın ilk günden kendi geçmişiyle çalışması sağlandı; ardından ihtiyaçlar ortaya çıktıkça yeni modüller eklendi.
Veri aktarımı nasıl yapılır?
- Temizlik: Aynı müşterinin farklı yazımları birleştirilir, boş ve hatalı kayıtlar ayıklanır. Bu aşama genellikle eski verideki gizli sorunları ortaya çıkarır.
- Eşleştirme: Excel sütunları yazılımdaki alanlarla eşleştirilir.
- Deneme aktarımı: Veri önce test ortamına aktarılır; toplamlar, bakiyeler ve kayıt sayıları eski tablolarla karşılaştırılır.
- Son aktarım: Geçiş günü güncel veri son kez aktarılır.
Paralel kullanım dönemi gerekli mi?
Kısa bir süre (genellikle birkaç hafta) yeni yazılım ile eski tabloların birlikte tutulması önerilir. Bu dönemde iki taraftaki toplamlar karşılaştırılır; tutarlılık sağlandığında Excel tamamen bırakılır. Paralel dönem çok uzatılırsa ekip iki sisteme birden veri girmek zorunda kalır ve yeni sistemi benimseme yavaşlar.
Hazır program mı, özel yazılım mı?
Süreçleriniz sektörün standart işleyişine uyuyorsa hazır bir program daha hızlı çözüm olabilir. İş yapış şekliniz size özgüyse, tablolarınızda hazır programların karşılamadığı hesaplar varsa ya da birden fazla sistemi birbirine bağlamanız gerekiyorsa özel yazılım daha uygun olur. Karar için Özel Yazılım mı, Hazır Yazılım mı? yazımıza, sürecin işleyişi için de özel yazılım projesi nasıl ilerler yazımıza göz atabilirsiniz.
Excel tablolarınız işinizi yavaşlatmaya başladı mı? Özel yazılım geliştirme hizmetimizle mevcut tablolarınızı inceleyip verinizi kaybetmeden yazılıma taşıyoruz.
Kaynaklar
Sık Sorulan Sorular
Evet. Veriler temizlenip yazılımdaki alanlarla eşleştirildikten sonra aktarılır. Böylece sistemi ilk günden kendi geçmiş verinizle kullanmaya başlarsınız.
Evet. İyi bir yazılım raporları ekranda gösterirken Excel'e aktarma seçeneği de sunar; muhasebeci veya ortaklarla paylaşım bu şekilde devam edebilir.
Durmamalıdır. Deneme aktarımları test ortamında yapılır, son aktarım iş akışını en az etkileyecek zamana planlanır ve kısa bir paralel kullanım dönemiyle risk azaltılır.